Logo van Gemeente Noordoostpolder dat doorverwijst naar de homepage
Logo van Gemeente Noordoostpolder dat doorverwijst naar de homepage

Medewerker bestuurssecretariaat

Krijg jij er energie van om het bestuur en directie te ondersteunen, adviseren en ontzorgen? Heb je een klantgerichte instelling, ben je flexibel, houd je van dynamiek waarbij je snel kunt schakelen? Bewaar je het overzicht en beschik je over een gezonde dosis humor? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou! Het team Secretariaat is op zoek naar een Medewerker bestuurssecretariaat.

Aantal uren 32-36 | max. € 3.301,- bij 36 uur (schaal 7) | contract tijdelijk/vast | IKB 17,05%

Ons team

Het team Secretariaat maakt onderdeel uit van het cluster Interne Dienstverlening. In dit cluster faciliteren en ontzorgen wij onze organisatie op een breed scala van terreinen. Dat doen we met veel inzet en passie, in fijne sfeer, goede onderlinge samenwerking en met grote betrokkenheid bij elkaar en bij de organisatie. Flexibel, klantgericht en toegankelijk, dat zijn de belangrijkste kenmerken van de medewerkers van het cluster. Het team Secretariaat verzorgt de ondersteuning van het college van B&W, directie en management voor wat betreft secretariële taken. Ook wordt vanuit dit team ondersteuning verleend aan projectgroepen en enkele specialistische vakgebieden in de organisatie. Dat doen we met 12 medewerkers, op professionele wijze en in goede samenwerking.

Wat ga je doen?

Het werkterrein speelt zich af in een dynamische omgeving dichtbij het bestuur en de directie. Het bestuurssecretariaat bestaat uit drie medewerkers, die ieder een aantal directieleden, wethouders en de burgemeester ondersteunen. Samen wordt gezorgd voor een dagelijkse bezetting en waar nodig vervang je elkaar. 

Jouw werkzaamheden bestaan o.a. uit:

  • agendaplanning en -beheer
  • schriftelijke en mondelinge communicatie met interne en externe contacten
  • het verrichten van representatieve taken
  • het organiseren van vergaderingen en diverse overleggen (incl. het maken van planningen, regelen van ruimtes (intern en extern)
  • ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten
  • signaleren van knelpunten in werkprocessen en het doen van verbetervoorstellen.

Jouw profiel

Je hebt een filterfunctie: je bepaalt aan de hand van prioriteit en urgentie of contact (telefonisch / persoonlijk) noodzakelijk is en koppelt terug. Je bent gastvrouw van het bestuur en de directie. Zij spreken en/of ontvangen mensen uit alle geledingen van de maatschappij, zoals: inwoners, organisaties van lokaal belang, maatschappelijke organisaties, lokale ondernemingen enz. Het is belangrijk om gevoel te hebben voor onderlinge verhoudingen. Daarnaast zijn flexibiliteit, daadkracht, discretie, verantwoordelijkheidsgevoel en accuratesse van groot belang.

Het gaat om een zelfstandige functie, waarin je belast wordt met de hectiek van alledag. Verder is het belangrijk dat je goed kunt prioriteren, waarbij politieke sensitiviteit een must is. Het bestuur en de directie moeten als het ware blind kunnen vertrouwen op de ondersteuning van de medewerkers.

Jouw competenties

  • je hebt een secretariële opleiding op MBO+/HBO-niveau
  • je bent dienstverlenend ingesteld, kunt goed plannen en organiseren, bent stressbestendig en kunt goed omgaan met een deadline
  • je bent het visitekaartje van het bestuur en directie
  • je kunt op een prettige manier communiceren, je hebt een open houding naar de collega’s van de organisaties en kunt goed samenwerken
  • je hebt gevoel voor politieke verhoudingen
  • je beheerst de Nederlandse taal uitstekend
  • je bent proactief en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel
  • een sterke mate van flexibiliteit is een must: het bestuurssecretariaat moet overdag fysiek bemenst zijn. Uitgangspunt is dat de medewerkers van het bestuurssecretariaat op de met hen afgesproken dagen/uren aanwezig zijn, maar in het geval van ziekte of verlof van een collega wordt van je verwacht dat je bijspringt
  • ervaring met het (digitale) besluitvormingsproces van directie en het college van B&W is een pré.

Wat bieden wij jou

  • ruimte voor groei en ontwikkeling
  • een salaris van maximaal € 3.301,- bruto per maand (schaal 7) bij een fulltime dienstverband
  • goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Gemeenten waaronder een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% vrij te besteden aan extra inkomen, verlof of studie
  • onze organisatie kent 21 verlofdagen bij een fulltime dienstverband. Het IKB biedt je de mogelijkheid om maximaal 4 weken bij te kopen
  • een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werk
  • een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, deze kan na 1 jaar omgezet worden in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
  • deelname aan pensioenregeling van het ABP.

Wil je meer weten over deze functie?

Neem dan contact op met Henk Bergsma, manager Interne Dienstverlening. Hij is te bereiken op telefoonnummer 06 83 07 87 42.
Heb je vragen over de procedure? Dan kun je contact opnemen met Ina Koekoek, adviseur HR, te bereiken op 06 48 13 46 51.

Herken jij jezelf in bovenstaande vacature en is jouw interesse gewekt? Solliciteer dan snel!

Stuur je CV en motivatie (bij voorkeur in pdf) via de button “solliciteren”.
Voor deze functie vragen wij een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern open. Zolang de vacature online staat is deze beschikbaar.

Wie is Noordoostpolder?

Noordoostpolder gaat uit van een krachtig zelfbewustzijn
Dat geldt voor zowel de medewerkers als voor college en raad. We willen niet afwachten wat een ander voor ons doet. We kijken naar onszelf: wat kunnen we zélf doen? We gebruiken ons ‘boerenverstand’, laten ons hart spreken en bedenken, daar waar het past, zelf oplossingen.

Noordoostpolder gaat uit van loslaten en vertrouwen 
De toekomst laat zich lastiger voorspellen dan voorheen. Dat tast ons houvast aan regels en beleid aan. Dat vraagt om loslaten. En om een open oriëntatie. Belangrijk is dat we elkaar vertrouwen geven in het zoeken naar een passende uitkomst, ook al weten we vooraf lang niet altijd wat die uitkomst is.

Noordoostpolder gaat uit van denken in kansen en bewuste keuzes
Problemen en risico’s zijn niet ons uitgangspunt. Ons uitgangspunt is de kans die een vraag of situatie biedt. Denken in kansen staat overigens niet gelijk aan het vervullen van alle (politieke) ambities. Als gemeente moeten we focus aanbrengen en keuzes maken. 

Noordoostpolder is een dynamische gemeente met oog én oor voor onze inwoners en ondernemers
We gaan uit van de kracht van de samenleving: inwoners,  (maatschappelijke) organisaties en ondernemers in onze gemeente. We willen van betekenis zijn voor onze inwoners. Waar kracht ontbreekt, bieden we een passend vangnet. Wij denken dat mensen en organisaties op natuurlijke wijze veel zelf kunnen doen.